חותמת אפוסטיל היא למעשה חותמת בינלאומית, שתפקידה הוא לאשר במדינה מסוימת מסמכים ולהביא לכך שאותם מסמכים יהיו בעלי מעמד תקף גם במדינה אחרת. בין אם מדובר בתעודות נישואין, תעודות לידה, או כל מסמך רשמי אחר. חותמת האפוסטיל היא אישור לכך שהמסמך שהונפק הינו מקורי והופק על ידי הרשות הרשמית המוסמכת לכך.

קיימים שני סוגים שונים של חותמות אפוסטיל בישראל. הסוג הראשון מתייחס לתוכן המסמך. יש לוודא כי כל הפרטים במסמך מלאים ונכונים. חתימת אפוסטיל על מסמך שכזה, מאשרת כי המסמך תקין.

הסוג השני מתייחס לחותמת הנוטריון ולתרגום הנוטריוני ולה מטרה אחת. לאמת את זהות הנוטריון. היא אינה מתייחסת לתוכן המסמך, אלא רק אל העובדה שהמסמך נחתם על ידי נוטריון. כאשר קיים הצורך לעשות בחו”ל שימוש במסמך שהונפק בישראל, חשוב לוודא כי על גבי אותו מסמך תהיה חותמת אפוסטיל, שתאשר את זהות הנוטריון ואת העובדה כי מדובר בנוטריון רשום במדינת ישראל.

לפני 1961, השנה בה נוצרה אמנת האג היה צריך אותו אדם לדאוג לאמת את התעודה הציבורית אצל אותה הרשות המוסמכת שהנפיקה את המסמך, לאחר מכן היה צריך להגיע למשרד החוץ של אותה המדינה על מנת לאשר את חתימתה של אותה הרשות, ולאחר מכן להשיג אישור לחתימה של משרד החוץ, בקונסוליה של המדינה אליה הוא מתכוון לנסוע. כאמור מדובר בתהליך ארוך ומייאש. חותמת האפוסטיל נועדה בעצם לקצר תהליכים ולהביא לכך שאדם יצטרך אישור אחד, במקום להתנייד ממקום למקום ולהשיג שרשרת ארוכה של חתימות.

חשוב לדעת כי אם אדם כלשהו מתכוון להגיע למדינה שאינה חתומה על אמנת האפוסטיל, זהו התהליך המייגע אותו ייאלץ לעבור והבירוקרטיה הרבה איתה הוא יצטרך להתמודד.

חשיבותו של התרגום:

רשויות רשמיות מסביב לרחבי העולם מקבלות אך ורק מסמכים רשמיים בשפה המקומית שלהם. לכן לא יכול להיות מצב בו מסמכים שהונפקו ברוסיה, יתקבלו בשפה הרוסית בארצות הברית. המסמכים חייבים לעבור תרגום, שכמובן מגובה באישורים הרלוונטיים לשפה הרשמית של כל מדינה בה מתקבלים המסמכים. למשל: תרגום מרוסית לעברית.

תרגום אפוסטיל – על התהליך:

כאשר יש צורך להציג מסמכים שהונפקו במדינה אחרת, יש לתרגם את אותם מסמכים לשפת המדינה הרלוונטית. לפני שמעבירים את המסמך הלאה בשביל לקבל את החותמת, יש לדאוג לתרגום אפוסטיל ואישור נוטריוני על המסמך המתורגם. לאחר שמתקבל התרגום ואישור נוטריון, מעבירים את המסמך הרצוי למשרד המשפטים.

תרגום האפוסטיל חל גם על אזרחים פרטיים וגם על חברות עסקיות הרוצות להתחיל בפעילות רשמית במדינות אחרות.

לבדוק מראש:

כפי שצוין, אך ורק מדינות שחתומות על אמנת האג, מכבדות את תרגום האפוסטיל והחותמת. לכן כדאי מאוד לוודא, לפני שמתחילים בתהליך התרגום הנוטריוני, שהמדינה אליה המסמכים אמורים להגיע, אכן חתומה על האמנה ותכבד את תוכן המסמך.